Breve descripción sobre la evolución en la
forma de desarrollar eventos técnicos en los
últimos 10 años
Podemos afirmar con rotundidad que hasta noviembre del año 2011 todos los eventos del sector eran totalmente analógicos. Más abajo explicaremos el por qué de esta fecha. Los principales objetivos de todos los eventos eran tres:
El principal objetivo de cualquier evento técnico es crear un programa con suficiente atractivo e interés técnico para que provoque una alta participación y aporte unas conclusiones relevantes para la comunidad científica. Esa es la labor del Comité Técnico del Congreso
En los congresos clásicos, una alta participación presencial es sinónimo de gran interés y en muchos casos de un buen resultado económico del Congreso. Una alta participación favorece el interés de posibles patrocinadores.
Los Congresos y Jornadas técnicos no se organizan siempre en la búsqueda de un resultado económico positivo, a veces se busca simplemente el equilibrio, pero dicho beneficio suele ser un dato importante para los organizadores
En la Jornada de Clausura del XVI CILA de RIO de Janeiro, en la presentación de Juan José Potti, se describió la necesidad de realizar cambios importantes en la forma de comunicar
"El mundo ha cambiado mucho en 30 años pero nuestro sector sigue comunicando igual que hace 30 años"
En noviembre de 2011, durante la jornada de clausura del XVI Congreso Ibero-Latinoamericano del Asfalto (CILA), tres décadas después de la primera edición, se realizó un análisis crítico de los grandes cambios sociales experimentados en estos 30 años y los pocos o nulos cambios producidos en la forma de comunicar técnicamente. Se propusieron 3 iniciativas:
Hace 10 años irrumpieron algunas de las redes sociales más importantes, como Twitter. Por ello, resultaba una iniciativa muy avanzada a su época proponer que cada evento técnico tuviera un hashtag específico y que se usaran las redes sociales para aumentar la influencia digital del evento
Esta fue, sin duda, otro de los grandes cambios propuestos. No existían referencias similares ni siquiera en otros sectores. Se trataba de hacer que cualquier evento, desarrollado físicamente en un sitio concreto, pudiese tener un impacto digital en cualquier lugar del mundo
El objetivo era ampliar las barreras físicas y hacer llegar el evento a cualquier lugar del planeta. Bajo esta idea se rompía con uno de los problemas habituales de los eventos analógicos: “hablar para convencidos” y se trataba de romper la endogamia
La III Jornada de Ensayos de Asefma, celebrada en febrero de 2012, fue el primer evento analógico del sector emitido en streaming HD y con un hashtag específico #IIIJornadaEnsayos
Durante este primer evento sólo se empleaba una cámara con un plano fijo y tampoco se usaba una mesa de mezclado para integrar las diapositivas. Aunque parece rudimentario, todavía hoy algunos eventos técnicos son emitidos en este tipo de streaming: un plano fijo SD y de baja calidad
Desde esta primera emisión, febrero 2012, se fueron poco a poco mejorando una serie de aspectos de los que vamos a destacar tres áreas
En los primeros eventos las cifras de impacto eran muy bajas, comparadas con los datos actuales, pero desde el primer evento ocurrió que eran más los conectados al streaming que los presentes en la sala y poco a poco, año tras año, el número de cuentas activas creció y también el del número de seguidores
Es fundamental tener en cada evento una herramienta que nos permita tener una métrica de impacto. En los inicios (2012) llegar a un alcance superior superior al medio millón de impresiones se consideraba un éxito. El crecimiento ha sido exponencial año tras año
En el año 2012 apenas un 5% de los profesionales del sector disponían de una identidad digital. Hoy día en España, son más del 75% de los conferenciantes habituales disponen de identidad digital y el número de seguidores de los más influyentes del sector superan los 2000
Ese mismo año, 2012, durante la VII Jornada Nacional de Asefma, podemos observar que se han producido ya grandes cambios en la calidad de la emisión.
Se emplearon 3 cámaras HD y una mesa de mezclado para combinar los planos y sacar las diapositivas en un plano distinto. Además, se empezaron a rotular los nombre de los conferenciantes y se añadió la opción de poder visualizar por pantalla algunos tweets.
Los cambios desde ese año 2012 en la forma de emitir eventos técnicos han sido muchos pero vamos a destacar ahora 3 argumentos cuantificados que ha conseguido itafec en estos años
Año tras año, la comunidad de itafec ha ido creciendo. En la actualidad somos ya más de 18.000 usuarios registrados en la web itafec.com Esta es sin duda una de las razones mas importantes para apostar por itafec. En la actualidad es la web, del sector más influyente y es la única capaz de hacer, con garantías, un evento global de un evento local
La cuenta @itafec tiene más de 12.000 seguidores pero además la cuenta @itafec_mx, creada en abril de 2017, ya tiene más 1.600 seguidores y la cuenta @itafec_CA, creada en octubre de 2019, ya tiene más de 400 seguidores. Una politica de comunicación digital coordinada como clave del éxito.
El impacto digital de los eventos técnicos ha crecido año tras año. Desde la sección de NOTICIAS de itafec se puede comprobar el crecimiento experimentado año tras año desde la III Jornada de Ensayos (2012) hasta la IX (2019) o en la serie de Jornadas Nacionales de Asefma desde la VII (2012) hasta la XIV (2019)
Este año 2020 será recordado como el año del impulso digital como consecuencia del confinamiento impuesto en muchos países del mundo.
En itafec hemos querido traer 2 nuevas propuestas para poder seguir desarrollando nuestros eventos técnicos, incluso la movilidad se reduce y se limitan las reuniones masivas
Vamos a desarrollar aquí los 3 argumentos más importantes a favor de la primera nueva propuesta de itafec: la Jornada Digital
La Jornada Digital se basa en disociar la necesidad de desarrollar un evento técnico en un espacio concreto.Ya no es solo dotar de impacto digital a un evento presencial, sino que es desarrollar un evento 100% digital que también puede ser combinado con alguna actividad presencial
Todas y cada una de las fases de preparación de un evento técnico presencial se desarrollan desde itafec ahora en modo digital #StayHome: desde la preparación del Programa, contacto con los ponentes, grabación, subtitulación, emisión en directo, convocatoria, seguimiento digital, etc...
La primera Jornada Digital se desarrolló el día 2 de abril de 2020, con motivo del IRMD 2020 (Día Internacional de la Conservación de Carreteras) el alcance fue récord absoluto en muchas categorías. Basta decir que #IRMD2020 fue TT en 3 países: España, México y Guatemala
La última propuesta desarrollada por itafec para este año 2020 es la creación de eventos técnicos en un entorno totalmente virtual con ayuda de la tecnología de Realidad Virtual (VR) aplicada a entornos 3D.
“Vamos incorporar el concepto de “gamificación” (que vemos usar a nuestros hijos en las consolas) aplicado a los
congresos y jornadas técnicas ”
La capacidad más importante que aportan este tipo de eventos virtuales VR/3D es la posibilidad de seguir realizando acción de networking y la posibilidad de ofrecer stands totalmente personalizados, interactivos y con un resumen de actividad y visitas muy detallado
En itafec henos dado un paso más en el desarrollo de eventos técnicos y añadimos a las opciones anteriores la posibilidad de crear un mundo virtual basado en VR/3D para cualquier evento. Esta opción puede ser combinada con otras opciones como la Jornada Digital
El entorno virtual VR/3D aporta la posibilidad de un acercamiento persona a persona muy real, en directo, así como la posibilidad de interactuar en stands, salas paralelas de reuniones, zona de póster o comunicaciones, salas privadas de reuniones, espacios de relax, etc... No hay límites de espacio, todo es personalizable y se dispone de métricas real de impacto
Hasta ahora un evento digital era sinónimo de un gran impacto pero se perdía la interacción online y los contactos personales o networking. Ahora no sólo podrán asistir hasta 2.000 personas al mismo tiempo a un evento sino que podremos contactar con todos ellos, en directo, intercambiar tarjetas, documentación o simplemente charlar
A través de itafec virtual meeting podemos conectar con cualquier asistente al evento, establecer una conversación como lo haríamos de manera tradicional e intercambiar nuestros datos de contacto a través de una tarjeta de visita virtual.
Los expositores recibirán visitas en sus stands personalizables y podrán mostrar todos los desarrollos de sus empresas en el mundo virtual.
Todos los beneficios de un evento presencial sin necesidad de salir de nuestro despacho.
